المسمى الوظيفي، الوثيقة: الواجبات

العمل - عنصرا هاما من أنشطة وعنصر المطلوب من أي مؤسسات الحكم والمنظمات والمؤسسات. أوراق العمل ينبغي أن توضع بشكل صحيح حتى وتخزينها بشكل منظم والتنقل على النحو الأمثل. مع تطور الاقتصاد زادت تدفقات المعلومات وعدد من الوثائق في جميع مجالات النشاط البشري. لذلك، اليوم الطلب على مهنة جديدة إلى حد ما - وثيقة.

الذي هو، وثيقة

، وثيقة - هي شركة متخصصة الذي يتعامل مع التسجيل والتوثيق المحاسبة. وثيقة المهنة سكرتير، كاتب المحفوظات.

الوثائق الإدارية يجب توثيق المبادئ التوجيهية بشكل صحيح وفقا للوائح وإبلاغها للعمال، وتحديدا أولئك الذين كان القصد من أوامر. أصبحت الوثائق التي عفا عليها الزمن، والخروج من منعطف. في هذه الحالة، فإنها تحتاج إلى تسويتها وفقا للقوانين الكتابية وضعها في الأرشيف. كل ما يفعله، وثيقة.

واجبات متخصص العمل مع وثائق يمكن أن تبدو مملة. لكن ما هي الا للوهلة الأولى. من خلال أيدي تجهيز الوثائق، لا سيما إذا كان لشركة واحدة هي المسؤولة عن وثيقة، وتمرير تدفقات جميع المعلومات، وفقا للوثائق يتمكن من مراقبة عمل جميع الإدارات وفهم آليات النشاط وتطوير الشركة.

في المنظمات الكبيرة، واجبات المهنيين العاملين مع الوثائق، وكقاعدة عامة، وتنقسم: التسجيل والتسجيل والدخول في قاعدة بيانات إلكترونية، ومراقبة التنفيذ والتخزين من قبل مختلف الناس وحتى وحدات كاملة المحتلة.

ما يجب أن تعرفه، وثيقة

من أجل إعداد وثائق التي يتم فيها عرض المعلومات بشكل مقتضب، واضحة ومفهومة بشكل صحيح، يجب متخصص يعرف الغرض وشكل إعداد جميع أنواع الوثائق. لمعرفة ما يبدو وثيقة ملزمة قانونيا، يجب أن تعرف أساسيات القانون.

لأن اليوم معظم الوثائق المخزنة في شكل إلكتروني، وتحتاج إلى صرف الكمبيوتر من المعلومات حول متخصص لإدارة الوثائق يجب فهم البرنامج. يجب أن تولد قاعدة البيانات الإلكترونية وتكون قادرة على شرح لموظفي خدمة النظام الآلي لإنشاء وتخزين ونقل وثائق.

لتخزين الوثائق في أرشيف متخصص يحتاج إلى معرفة بعض القواعد والمواصفات الفنية. إحالة الوثائق وخصوصياتهم، حيث أن ظروف التخزين - هذه الميزات تحتاج إلى فرز الوثائق في الأرشيف، ثم آخر لإنشاء محرك بحث فعال.

مسؤوليات تجهيز الوثائق

وتشمل واجبات في تجهيز الوثائق في منشأة

- إعداد وتسجيل وتخزين ومراقبة الوثائق.

- وثائق الحركة تنظيم وإدارة الوثائق البرمجيات؛

- تنظيم والمعلومات المثلى تتدفق داخل المنظمة؛

- تنظيم تخزين وإعداد وثائق المصنفات.

- الفرز وتقييم ونقل إلى وثائق الأرشيف انتهت مدة صلاحيتها.

- ترتيب الوثائق الواردة.

- تطوير النماذج القياسية وأوراق الوثائق؛

- إنشاء قواعد بيانات للوثائق مع أرقام التسجيل إنشاء والفهارس، والتخزين الإلكتروني من عناوين.

- إعداد المواد اللازمة للاجتماعات والمفاوضات والاجتماعات.

مقدم والرسوم وثيقة ينفذ، في الواقع، هي نفسها، ولكن مع قدر أكبر من المسؤولية، بالإضافة إلى المهام يعطي الموظفين التابعين.

الواجبات في تجهيز الوثائق في مؤسسة تعليمية

، وثيقة في مؤسسة تعليمية تحتاج إلى معرفة بالإضافة إلى سائر الأعمال التشريعية للقانون RF "على التعليم". لأن رياض الأطفال والمدارس والموظفين محدودة، يجمع بين الوثيقة واجبات وزير وكاتب، والكوادر، مسترشدة في ذلك التوصيات المنهجية للعمل مع وثائق في المؤسسات التعليمية (رسالة من وزارة التربية والتعليم التابعة للاتحاد الروسي من 2000/2/12 №03-51 / 64).

الواجبات في تجهيز الوثائق في رياض الأطفال، قبل كل شيء، وتشمل صياغة عقود العمل مع الموظفين وتسجيل الملفات الشخصية، والحفاظ على دفاتر الحسابات الأطفال. كما أنها تعمل مع جدول المحاسبة العسكري وتجري الوثائق ذات الصلة، إذا كانت المؤسسة لديها موظفون من الخدمة العسكرية.

والرسوم وثيقة في المدرسة تكمل إعداد مشاريع الوثائق الإدارية على حركة القوات والتسجيل الشؤون الشخصية، وسلوك الطلاب الكتب الأبجدية ومراعاة ساعات العمل التربوي من العاملين في المدرسة، وتجهيز وتصميم وضع الشؤون الشخصية للطلاب في الأرشيف.

مؤسسات التعليم العالي ليست الأنشطة التعليمية فقط، ولكن أيضا علمية.

متخصص تجهيز الوثائق الواجبات في المدرسة الثانوية تجعل على الأقل بصفة عامة، لفهم الشخصية من كلية معينة، لأنه كان لإعداد وثائق للاجتماعات والمؤتمرات، والحفاظ على سجلاتها والمكالمات الهاتفية نيابة عن عميد.

متخصص الصفات الشخصية في إدارة الوثائق

الرعاية - وهذا هو أهم صفات متخصص في العمل مع الوثائق. الدقة والدقة والمسؤولية استكمال قائمة من الصفات الشخصية اللازمة للعمل مع أوراق العمل. أخطاء البيانات، وانتهاك القانون، وفقدان وثائق يمكن أن يكون مكلفا للشركة في إبرام العقد أو موظفي التدقيق.

كميات من المعلومات، التي تعمل، وثيقة، تتطلب ذاكرة جيدة.

للعمل في أي مجال كان يحتاج الى الكثير من التفكير ومهارات القراءة والكتابة عند العمل مع أوراق، وفي مجال إدارة شؤون الموظفين - والمهارات التنظيمية، والإبداع، ومهارات الاتصال.

صياغة الأهداف الصحيحة والعمل مع هيكل الشركة، ويسمى مهارات تنظيم المشاريع اللازمة لتنظيم وتوثيق سير العمل والمصنف الأمثل.

في كثير من الأحيان في الشركات الصغيرة، وثيقة لديها واحد. التنظيم الذاتي، والانضباط الذاتي وضبط النفس يساعد على تنظيم العمل الفعال.

متطلبات documentologists

يتطلب وجود إطار قانوني متين لإدارة الوثائق التدريب. ولذلك، عند التقدم للحصول على وظيفة يتطلب الدبلوم العالي مؤسسات التعليم أو المؤسسات التعليمية الثانوية المتخصصة في مجال "الوثائق"، "صيانة وثائقي للمشروع." وهناك أيضا ذات الصلة تخصص "صيانة وثائقي في القانون" أو "أمن المعلومات مؤسسة".

التشريعات و الأنظمة و الإدارية والوثائق التنظيمية والإرشادية من الهيئات العليا بشأن وثيقة - هو المتطلبات العامة للمستندات التي تحتاج إلى معرفته، وثيقة. تتطلب واجبات المعرفة أو على الأقل أساسيات طرق التحليل والبحث وتصميم وتنفيذ وتطوير أنظمة التوثيق، وتصميم وتشغيل نظم التحكم الآلي، تنظيم المحفوظات والبرمجة با.

مزايا وعيوب مهنة تجهيز الوثائق

الاحتلال ثيقة متعددة المعالجة. دبلوم والمعرفة المهنية تمكن الخريجين للعمل في أي منظمة، لأن الوثيقة في كل مكان. هذه هي الميزة الرئيسية لهذه المهنة.

الميزة الثانية يمكن اعتباره فرصة للعمل المسؤول، والمحفوظات، وكاتب، سكرتير، مدير مكتب، مدير مساعد، وليس فقط، وثيقة.

والميزة الثالثة هي أنه على الرغم من العمل الروتيني واضح، وثيقة تقع في وسط تدفق المعلومات في المؤسسة ولها ما يقرب من جميع أسرارها. في بعض الأحيان هو عليه، باستثناء الإدارة العليا، إلا أن صاحب هذه الأسرار.

الخبرة ورخصة خط ريادة الأعمال، وثيقة، إذا رغبت في ذلك، لتنظيم أعمالهم التجارية الخاصة لتقديم خدمات المعلومات.

مزايا مهنة يمكن أن يعزى أيضا للعمل في مكتب في ظروف جيدة، بغض النظر عن السيرة الذاتية للشركة وجدول زمني صارم.

عيوب المهنة في تجهيز الوثائق - هو نفس النوع، والأهم، وهي مسؤولية كبيرة.

حيث يمكن تشغيلها، وثيقة

منذ الموثقين الذين تلقوا التعليم على الوضع، قادرون على العمل مع جميع أنواع الوثائق (المحاسبة والموارد البشرية والعلوم والتكنولوجيا)، فإنها يمكن أن يسمى في المنظمات المختلفة:

- السلطات، على الصعيدين المحلي والوطني.
- في هيئات الحكم المؤسسية؛
- في المحفوظات والوثائق خدمات الهندسة والتصميم، ومؤسسات البحث العلمي والرعاية الصحية وأرشيف ومكتبة ومتحف، ووكالات إنفاذ القانون؛
- الخدمات والإدارات الهياكل التجارية الإدارية: إدارة السجلات، إدارة المكاتب، وإدارة الموارد البشرية؛
- في مجال تطوير نظم المعلومات، والاستشارات الوثائق و تدقيق أمن المعلومات.

يعتمد النمو الوظيفي على وظيفة تجهيز الوثائق. الهياكل الضخمة التي يمكن أن ترتفع إلى مدير الأعمال التجارية، في صغير - مساعد تصل. يمكن اعتبار ذروة مهنة في تجهيز الوثائق مثل إعداد وثائق للحكومة ورئيس الاتحاد الروسي.