مذكرة - يشكلون وفقا لمتطلبات

سير العمل في أي شركة هي عبارة عن مجموعة من أوراق شخصية مختلفة، منظم بطريقة معينة. واحدة من الوثائق هو المذكرة.

الخصائص العامة والغرض من وثيقة

للبدء، تجدر الإشارة إلى أن المذكرة - ورقة عمل، وهو بالمعلومات وفي الوقت نفسه توصية. وهي مصممة لتوفير مدير المنشأة أو المشرف. ويمكن إجراء هذه الوثيقة من قبل أي موظف في الشركة ، وذلك لسببين:

1. بمبادرة من الموظف.
2. بناء على تعليمات من الدليل.

في أي حال، فإن هذه الورقة يحتوي على معلومات مفصلة عن والمسائل الفردية المحددة. في الواقع، فإنه - أعرب الرأي الموظف خطيا. هناك الحالات التي يكون فيها قرار رئيس الاعتبارات تحتاج إلى معرفته مرؤوسيهم حول ملابسات القضية. ثم الموظف يجب أن تحدث استجابة عقلانية، وأخيرا إضافة رأيك الخاص في شكل مقترحات وتوصيات محددة. وفقا لذلك، مثل مذكرة أصبحت رأيا شخصيا للفرد.

لا تخلط بين

يتم قبوله لإعداد وثيقة، يجب أن تعرف بالضبط ما هو مطلوب لتوفير. بعض أنواع المراسلات التجارية هي مشابهة جدا لبعضها البعض، ويمكن الخلط بسهولة. على سبيل المثال، يلاحظ الأعمال على ثلاثة أنواع: مكتب والمذكرات التفسيرية و. وفي الوقت نفسه هناك ثلاثة اختلافات كبيرة، والتي لا تسمح لشخص على دراية لجعل هذا خطأ بينهما. هذه الوثائق تختلف:

1. وفقا للمرسل إليه، وهذا هو الشخص الذي كانت معدة. وعلى النقيض من مسؤول، يتم كتابة مذكرة تفسيرية في اسم المشرف المباشر، وتقرير الموظفين، وعلاوة على ذلك، يمكن أن يتم مباشرة إلى مدير الشركة.

2. موضوع وتحميل الدلالي للمعلومات المعلنة. يخضع التفسيرية تفهم مباشرة من العنوان. الخدمة هي جزء من المراسلات التجارية بين التقسيمات الهيكلية للشركة. تخضع المذكرة يمكن أن تكون مختلفة:

• التقارير الدورية.
• لمرة واحدة توفير المعلومات بشأن القضايا ذات الصلة.

3. إذا كانت الخدمة التفسيرية وهي للاستخدام داخل المؤسسة، قد تكون مذكرة الصعيدين الداخلي والخارجي. في الحالة الأولى، تم تصميمه لإدارة الشركة، في حين أن الثانية - أمام محكمة أعلى.

عندما يتم رسمها وثيقة تصل

مذكرة - هو تدبير ضروري. وهي مصنوعة عندما تخرج الأمور عن نطاق السيطرة وهدد الشركة في ورطة خطيرة. وبعبارة أخرى، يجب أن تكون حالة حرجة. عند هذه النقطة، الموظف يجلب انتباه إدارة وصفا مفصلا للحقائق معروفة له ل. هذا يمكن أن يكون خطرا على تنفيذ خطة أو الحصول على الربح المتوقع. وتهدف الوثيقة إلى لفت انتباه مدراء لهذه المشكلة ومحاولة لإصلاح الوضع. ويمثل كل متخصص في بطريقتها الخاصة لإيجاد حل للوضع. في المذكرة انه يصف بالتفصيل روايته، ويقدم وجهات نظرها الخاصة بشأن هذه المسألة. للراحة، ويجب أن تكون هذه المعلومات في شكل خال تماما. هذا النمط يسمح لك الموظف على الاطلاق أي للتعبير عن وجهات نظرهم بشأن قضية محددة، واحدة دون خوف من أن يساء فهمها من قبل الآخرين.

الأسباب التي أدت إلى وثيقة

هناك عدة أسباب لأن الذي المذكرة يمكن تحقيقها. عينة أو نمطا فريدا لجميع الحالات الممكنة لجعل، بالطبع، من الممكن. ولكن أي سبب محدد ليتطلب الفردية التي اتخذت طريقة المعرض. قد تكون الأسباب مختلفة جدا:

• التأخر عن العمل؛
• التغيب عن العمل.
• الفشل في الوفاء بالتزاماتها.
• الصراع بين أعضاء.
• عرض نتائج المراجعة.
• الاتصال للحصول على معلومات حول خطأه.
• تهديدا لأداء المهام الروتينية.
• معلومات حول السلوك غير المقبول للموظف.

الأسباب كثيرة ولكل منها يتطلب النهج الفردي ودعوى محددة. بعد تلقي معلومات مباشرة، ينبغي للرئيس التحقيق بدقة واتخاذ قرار مستنير. غالبا ما يكون من الضروري الحصول على معلومات إضافية من المشاركين الآخرين في المشكلة. سيتعين عليهم الخضوع لقيادة توضيح نظرهم حول القضايا المطروحة.

إذا كان شخص ما كسر شيء

تشوهات في ظروف الإنتاج - ليست غير شائعة. بدونها، وسير العمل والتواصل بين الناس أمر مستحيل. مذكرة الأكثر شيوعا مخالفة نظام العمل. سلوك الموظفين في مكان العمل هو دائما غامضة. أي انحراف عن المعايير القياسية ينظر إليه عادة باعتباره غير ملائم ويستتبع العقوبة المناسبة. فرض عقوبة يحق فقط لرئيس المؤسسة، وبالتالي فإن بقية الموظفين، بما في ذلك الرئيس المباشر يمكن أن يبلغه إلا من ما حدث وتقديم نسختها الخاصة من تأثير على الزميل الإهمال. رسم خوارزمية هذه المذكرة على النحو التالي.

1. اسم الخدمة أو قسم. يشار إلى أنه في الجزء الأيسر العلوي من الورقة.
2. الوجهة (الرأس). وأشار في أعلى اليسار.
3. اسم المستند. كتب أدناه بحروف كبيرة مع الخط الأحمر.
4. رقم الوثيقة.
5. وضع مكان.
6. اللقب.
7. نص الوثيقة: اسم والموقف من مرتكب الجريمة، وتاريخ المخالفة نوع المخالفة، وسبب الحادث، واقتراح الانتعاش.
8. موقف، اسم وتوقيع الموظف الذي أعد الوثيقة.

إذا زميل مذنب

يمكن إجراء المذكرة إلى الموظف المشرف المباشر أو زميل. الأسباب الأكثر شيوعا التي يتم ذلك سلبية: انتهاك، جنحة، سوء السلوك. في هذه الحالة، وتهدف المذكرة إلى إثبات واقعة ما حدث ومنع تكرار هذا النوع في المستقبل. بعد الحصول على وثيقة، يجب على مدير فهم الوضع واتخاذ قرار. في هذه الحالة، فإنه يحدد ما إذا كان أو لم تفرض على الموظف أي عقوبة أو لا. إذا استغرق حدث سلبي مكان لأول مرة، ونحن يمكن أن تحد من التحذير والمحادثة مثقفة. إذا مرت في انتهاك للنظام، وسوف يعاقب وفقا لقوانين العمل. ويلتزم رئيس لفرض تأشيرة، والتي سوف يتم تسجيل هذا القرار. يتم رسمها تقارير الموظفين حتى على العمال وفي مناسبات أخرى. على سبيل المثال، رئيس قسم لها الحق في تقديم مذكرة إلى مدير الترويج عن وظيفة تابعة الاجتهاد أو المهمة أحسنت. مبدأ إعداد - نفس، إلا أن النص هو إيجابي.

غير أنه من الصعب لكتابة المذكرة؟

إنشاء مذكرة ليست صعبة. كتابة عينة، إذا لزم الأمر، يمكنك دائما أن تأخذ الأمين. من خلال يديه مرت العديد من وثائق مماثلة. الشيء الرئيسي هو شرح واضح جوهر ما حدث. بعد قراءة هذه الوثيقة، يجب أن يكون مدير فكرة واضحة عن ما يريد أن يقول المترجم في "الرسالة". ينبغي أن توصف الحقائق في الترتيب الزمني، وخطوة خطوة، لآكل تلوح في الأفق صورة مشرقة وواضحة. وينبغي أيضا أن نتذكر أن (أو A5) ورقة استخدام موقف الداخلية وعادة ما تكون مصنوعة على ورقة موحدة لشكل A4. إذا تم توفير المعلومات في المنظمة الأم، إذا كنت تريد طباعة النص على ورق الشركة. هي ضرورية للغاية مثل هذه وثيقة لاعطاء التوقيع على الرأس. ونتيجة لذلك، سوف يتم التوقيع عليه من قبل اثنين من ممثلي المؤسسة: الأول - الملحن، والثاني - المدير. ويمكن التأكد من المعلومات من خلال حصول على معلومات إضافية. ويمكن توفيره مع الوثيقة الأساسية في شكل مرفقات مرقمة.

لجعل الأمور في نصابها الصحيح

من أجل الحصول على معلومات في أن يستمع إليه، يجب أن تعرف كيفية كتابة مذكرة. يتكون مثل هذه الوثيقة عموما من ثلاثة أجزاء رئيسية.

1. والسبب هو سبب كتابة هذه المذكرة. ومن الضروري أن تحدد بوضوح الوضع وسرد كافة الحقائق المعروفة.
2. ووفقا لواضعي حول ما يحدث. فمن الضروري تحليل شامل لوضع واقتراح قرارها خلق المشاكل.
3. محطة تجميع وخطوات محددة.

يجب أن تكون المعلومات يمكن القول باختصار وبوضوح، بحيث عند قراءة المرسل إليه لم تفقد هذه الفكرة. وإلا، فإن الحقائق يمكن أن يساء تفسيرها، وسوف القرار لن يحقق النتائج المرجوة. في النص أنه ليس من الضروري للتعبير عن الأوهام، أو لتشويه الحقيقة. هذا الأسلوب هو ضد القواعد. إذا دعت الحاجة إلى ذلك، والمرسل إليه نفسه يأخذ فائدة للصاغوا لفهم ما حدث واتخاذ قرار نهائي.

سلسلة من الإجراءات

على سبيل المثال فإنه من الممكن للنظر في قضية معينة من عدم الوفاء بواجباتهم. A مذكرة للموظفين هو المشرف على توفير إدارة الشركة. للبدء، يعطى الموظف الوقت لتصحيح أخطائهم. وإلا، رئيس الخدمات ذات الصلة في وجود ثلاثة شهود الفعل أن الموظف لم تف المهمة التواريخ المقترحة. يجب الدخيل ثم كتابة التفسير في شكل الواجب مع بيان الأسباب.

الموظف لا تستطيع أن تفعل هذا. في هذه الحالة، فانه يفقد الفرصة الأخيرة للدفاع عن نفسه. يتم إرسال مذكرة توضيحية إلى رئيس للمراجعة. صاحب القرار النهائي، وقال انه يعبر في شكل قرارات. معلومات تأتي إلى قسم شؤون الموظفين لإعداد أمر لتحقيق الانتعاش. يتم تحديد درجة العقوبة وفقا للقانون. إذا كانت الجريمة خطيرة جدا، وبالإضافة إلى المتكررة، قد تكون نتيجة إنهاء الخدمة بموجب المادة ذات الصلة.