وثائق الايداع. كيفية تقديم المستندات؟

وقبل انضمامه إلى الوثائق المطلوبة التعارف الأكثر شمولا مع عدد كبير من التوجيهات اللازمة بخصوص قضايا وثيقة وإدارة السجلات. هذه المعايير - معقدة وتحتوي على عدد كبير من مختلف التفاصيل الصغيرة والفروق الدقيقة. كيفية هدب الوثائق الزاوية؟ الذي يحتوي على قائمة المرفقة؟ يمكنني خياطة وثائق المحاسبة آلة termoperepletnoy؟ الموظفة المبتدئين لديهم ما لتحطيم رأسه.

مهمة سهلة؟

للوهلة الأولى، وإجراءات تسجيل حالة ووضعه في أرشيف بسيط جدا، ولكن تبين الممارسة العكس. في حال مخالفة أي من القواعد المؤسسة للمكتب ورفض قبول التجارة ورقة، وكان لديك لبدء العمل مرة أخرى. إذا حدث مثل هذا الموقف في حياتك، وقراءة مقالتنا - سنحاول تسوية هذه القضية.

وثائق لماذا خياطة؟ هل هناك أي لوائح والتي بموجبها يتم تنظيم هذا الإجراء؟ نعم، وهم كثر. نحن نتحدث في المقام الأول عن توصيات منهجية في إدارة الحالة، التي وافق في ديسمبر 2009، وبأمر من الدولة الأرشيف. في المنعطف الثاني - على GOST 51141، مكرسة لأرشفة الأعمال وإدارة المكاتب وتحتوي على جميع التعاريف والمصطلحات الضرورية. وبالإضافة إلى ذلك، هناك قواعد قانونية أخرى، التي تنص على وثائق عبر ربط.

دعونا نبدأ مع غطاء

إذا بدأ المسرح مع شماعات، ثم لدينا الإجراء - وليس فقط مع غطاء. واختيار من الورق المقوى "القشرة" - واحدة من المهام الأولى في عملية "التعبئة والتغليف" من الوثيقة. للوهلة الأولى، فلن تجد فرقا بين العديد من الأصناف الحالية. ولكن إذا نظرنا عن كثب، أن نفهم أن غطاء هي المعيار غير القياسية، وتستخدم لتخزين على المدى الطويل.

في أغلب الأحيان يمكنك أن يجتمع شكل غلاف القياسية 229h324 ملم. يتم تطبيقه في جميع الحالات التي يكون فيها حجم العينة تدبيس الأوراق. إذا كان لسبب أن المستند يحتوي على معايير محددة والمظهر إلى حد ما، يتطلب غطاء الاختلاف غير قياسي. الذهاب إلى آخر العقل ان يتصل التي يتم فيها تخزين الوثائق من 25 عاما أو أكثر.

بموجب القانون، يتم إجراء مثل هذه الأغطية فقط من الورق المقوى الصلب بسبب الحياة العملية الهامة. ينبغي اتخاذ تدابير للحفاظ على نوع وثيقة السليم ومدى صلاحيتها للاستخدام بعد فترة خطيرة من الزمن. الوثائق المعدة للتسليم في أرشيف الدولة، وتخزينها في غطاء مصنوعة من المواد مثل الورق المقوى الخالية من المواد الحمضية.

دعونا نتحدث عن عدد الأوراق

قبل الملف الذي الوثائق المواضيع الصحيحة، وكلها مطلوبة التي يمكن ان تضاف في التسلسل الصحيح. ثم الترقيم الداخلي التي يقوم بها قلم بسيطة التقليدي. القاعدة الرئيسية هي - أنه يتم ترقيم القوائم بدلا من صفحات الوثيقة. الأرقام العربية الملصقة على كل ورقة في الزاوية اليمنى العليا. وبالإضافة إلى ذلك، لا يطلب من علامات جهدنا ل"الزحف" على النص. من قبل عدد من أوراق لا ينطبق الوثائق المخزون.

ما الدقيقة موجودة في الترقيم؟ وإذا كان عدد من الوثائق فضفاضة ورقة تتضمن بريد إلكتروني أو بعض من هذا القبيل، المذكورة أولا مغلف، ثم اتجه - كل جزءا لا يتجزأ من ورقة له. وإذا كان عدد من وحدات واردة - أكثر من 250، أدلى لتقسيمه إلى وحدات تخزين متعددة. ولكل واحد منهم والترقيم الخاصة به.

قد تكون داخل الوثائق التجارية أرشيف الحالي، والتي بها أرقام الصفحات منفصلة، على سبيل المثال، ونشر الدوريات. ومع ذلك، معالجة القضية في أرشيف، والتي عددها، من بين أمور أخرى، دون الإخلال بالنظام العام.

إذا كانت قائمة المتداخلة هو شكل كبير، وقرر توسيع والرقم في أعلى الزاوية اليمنى. ينبغي أن ينص على حرية الوصول إلى النص. إذا على أي من الأوراق لصق أجزاء من استحالة الفصل بينهما، كل ذلك حزمة يتم ترقيم واحدة. في هذه الحالة، فمن المؤكد أن بحصر كل من القطع لاصق، التي تقع على الظهر أو على المساحة الحرة. يجب أن تكون مؤشرا على وثيقة لصق ضمان في الكتابة أو في الملاحظات على المخزون الكلي للتشير إلى الاسم. في أغلب الأحيان هذه الاستثمارات هي الضوابط لحسابهم الخاص أو بيانات أو الصور.

إصلاحات الشوائب وقائمة الوثائق

في حالة عندما تكون في سياق عملية سمح لبعض الخطأ يست خطيرة جدا (على سبيل المثال، تخطي الزوج من ورقة) بدلا من مجموعة كاملة إعادة ترقيم مرة أخرى يمكن استخدامها كتاب التكليف. في هذه الحالة، لا يتم تغيير الأرقام على الأوراق الأخرى. القضاء على مثل هذه الأخطاء لا يمكن تحقيقه إلا بناء على اتفاق مع موظفي الأرشيف. إذا كان الخطأ الفادح الكشف، سوف يتم ترقيم المستند مرة أخرى. الأرقام القديمة بينما يعبر بها باعتبارها بلطف ممكن، واخماد جديدة. في هذه الحالة، محدثة عددهم مرة أخرى يزعم من نقش الاطمئنان.

دون المخزون لديك لن يتم قبول أي الأرشفة. المعلومات الواردة فيه، لاسم المستند، تاريخ الرسم، والشرح ومباشرة جدولا يبين الأرقام التسلسلية للأوراق، وعدد من المذكرات و(إذا لزم الأمر). أكملت جميع المعلومات حول عدد الوثائق في شكل أرقام، والكلمات المكررة، ثم كل يصدق عليه كاتب مع تفاصيل اسم

كيفية ملف موضوع الوثائق

منذ الإجراء يشابك يجب التأكد من أن جميع المواد والأدوات اللازمة في متناول يدك. بالإضافة إلى أعمال خاصة بهم في حاجة الى المخرز، إبرة، من الورق المقوى للحفظ المستندات والمواضيع الخاصة. كآخر تخزين البرمة البنك، موضوع شديد أو proshivnymi L-210. النوع الأخير المستخدمة لتلبية احتياجات مكتب في أكثر الأحيان.

في إزالة بداية المستند من أي مشابك الورق أو الأجسام المعدنية الأخرى، ثم أوراق القضية هي كومة أنيق على نحو سلس. على الجانب الأيسر في مجال الفضاء هو إبرة ثلاثة حفرة أو المخرز. وضعها في منتصف أفضل مساحة حرة مخصصة للتسنن اليسرى، أي بعد حوالي واحد ونصف سم. هذه الملاحظة الهامة - لأن خلاف ذلك بعد تقديم الوثائق التي سيكون من الصعب قراءتها.

نصائح للراحة

إذا الثقوب لها حواف ناعمة لك حاسمة، واتخاذ لكمة ثقب. ولكن تذكر أن ورقة الكثير من ذلك "صعبة للغاية". التأكد من أن جميع الثقوب الثلاثة تقع على ارتفاع موحد ومتباعدة عن بعضها البعض بمسافة حوالي 3 سم، ومتوسط لهم ينبغي أن تقع في منتصف الصفحة.

لمنع تلف ورقة الغلاف وانهيار العمل في كثير من الأحيان ينصح لوضع امض الأمامية والخلفية تعزز شرائط من الورق المقوى. من خلال ذلك سيتم تخطي الموضوع. عادي حجمها - 70 سم، ولكن في كل حالة ان ذلك يعتمد على سماكة كومة ..

كما حفرة اخترقت 3

وفيما يلي محتويات هذه الوثائق تقديم الخوارزمية. أولا، يتم تمرير إبرة عن طريق الوسط من فتحات، مع الجزء الخلفي من نهاية الخيط لا يزال قائما. يتبع vdet في الجزء العلوي من الثقوب لها. ونتيجة لذلك، كلا طرفي كومة المعروضة على دوران مخيط ورقة. يتم سحب الإبرة من خلال الجزء السفلي من الثقوب ورسم سلسلة على الجانب الأمامي. ثم حذف مرة أخرى الإبرة في ثقب مركز. لذلك تم رسمها موضوع من خلال جميع الثقوب اللازمة، وبعد ذلك يتم تثبيتها كلا الطرفين إلى الجزء الخلفي من الوثيقة عقدة قوية. احتفظ نهايات يبلغ طوله حوالي 5 سم.

مباشرة على التجميع يتم لصقها على قطعة من الورق مع كلمات الاطمئنان. أدناه ننظر إلى التكنولوجيا من إنتاجها.

يمكن مخيط الوثيقة ومع 4 فتحات. كيف نفعل ذلك؟ ليست معقدة الإجراء. واللكم أربعة ثقوب عموديا بشكل متناظر مع الترتيب على محور مشترك. ترك موضوع الذيل على الجانب الخلفي من افتتاح أول، وإجراء غرز الثابتة ثم ربط عقدة كما هو موضح أعلاه. يجب أن تتكرر مرتين البرامج الثابتة من أجل ضمان المتانة والموثوقية.

من نقش ضمان

المرحلة التالية بعد ترقيم والثابتة - توريد أعمالنا من نقش الاطمئنان. ما هو؟ هذا الملصق حجم 4X6 سم مع النص "موتر معا وأوراق مرقمة ..." (يشار عددهم برقم، والكلمات). دول أخرى موقف الموظف، يرجى توثيق تاريخ وتوقيع شخصي. إذا كنت ترغب في ختم التصديق، ويجب أيضا أن يلاحظ ذلك. يتم لصقها نقش على الجزء العلوي من عقدة ربط لنا نصائح من خيوط وهو في هذه الحالة يجب أن تبقى حرة. توقيع تشكل في نهاية هذا الإجراء، عندما الغراء قد جفت. ويتم ذلك لمنعها من الانتشار. الطباعة (إن وجدت) يضعوا جزء إلى جزء ورقة على التسمية نفسها.

وفقط بعد مخيط صفقة، مرقمة، مختومة موقعة ومختومة، ويمكن إرسالها إلى الأرشيف.

شرب نقش ضمان أن تكون جدية ويقظة. كانت هي - أدلة موثقة من حالة الحصانة. في حالة انتهاك سلامتها أو توثيق التحيز لا يمكن قبوله الجهات الرقابية، أو ربما تحديه في المحكمة.

ماذا ولماذا يخيط

وهي ملزمة جميع الوثائق تدبيس، نظرا لتقديم في الأرشيف أو في أي من هيئات التفتيش التي السلطات الضريبية، صندوق التقاعد، وكثير من هذا القبيل. لا يمكنك استعادة وثائق لصقها أو تدبيس باستخدام دباسة. كما سبقت الإشارة، في حالة الدعاوى عدم مطابقة ذلك أنك ببساطة لن تقبل.

هذه الإجراءات تخضع الوثائق في المقام الأول الانتماء الموظفين والمحاسبة. أولئك الذين قد أكملت تجهيز سنة لاحقة تودع في أرشيف المنظمة أو المؤسسة. المؤسسات الأرشيفية الخاصة تحيل القضية مع فترة الاحتفاظ القانونية السابقة. أنها تحدد حسب القانون، وهذا يتوقف على نوع الوثيقة. على سبيل المثال، يطلب من 75 سنوات على الأقل للحفاظ على السجلات التوثيق والكتب والوثائق الحساب الاقتصادي من المعلومات الموظفين.

العمر الافتراضي للتصميم الرسومات هي أصغر من ذلك بكثير - 20 عاما فقط من العمر. وثائق صور جعلت لرعاية 5 سنوات. تودع المؤسسات الأرشيفية في حالة كل من المؤسسات العامة والخاصة. إن مهمة أي الجهات الفاعلة غير الحكومية - لإبرام مع الخدمة الأرشيفية الاتحادية من هذا العقد.

وينبغي أن نتذكر أن الوثيقة الثابتة اليمين لديه موظف واحد فقط، والذي لديه هذا الالتزام المنصوص عليها في الوصف الوظيفي. في حالة وثيقة مجمع منخفضة الجودة تقدم بعض العقوبات، وخاصة في حالة حدوث تغييرات أو نقص بعض الصفحات المهمة.

دعونا نعود إلى الموثق التكنولوجيا

الطرق عبر ربط المذكورة أعلاه، هي مناسبة لكلا من النسخ الاحتياطي والتفتيش الضريبي. ولكن تقديم الوثائق المحاسبية، وتخزينها لفترة طويلة (أكثر من 10 سنة) يجب أن يكون قويا بشكل خاص - في كثير من الأحيان في 5 الثقوب. ضمان يتم نقش على المناديل الورقية الخاصة، من أجل بوضوح ملصقا مرئية تقع في إطار وحدة وليس هناك شك في نزاهة وثيقة.

إذا كانت الشروط من الحفرة مكتب لكمة المطارق القرطاسية التقليدية، ثم، إذا لزم الأمر، لإصدار كميات كبيرة من المستندات الورقية (على سبيل المثال، في الطباعة) استخدام المعدات المهنية في شكل آلات الحفر أو آلة ملزمة. هذه الآليات لديها قوة خطيرة ويمكن أن تكون إما مباشرة تشغيلها ومزودة محرك كهربائي.

آلية آلة

وبناء على هذه النظم أو آلات - طريقة كلاسيكية من استخدام الينابيع. وقد تم تجهيز هذه آلة تجليد الكتب مع جهاز للثقب. آلية أخرى من المستند على ربيع سيخ من البلاستيك، وبعد ذلك الجزء العلوي والسفلي من وحدة أضاف الورق المقوى أو الأغطية البلاستيكية.

ميزة آلة تجليد هي إمكانية الترابط مستندات كبيرة جدا. قد يكون سمك كتلة تصل إلى 500 صفحة. وأيضا - القدرة على حذف أو تكملة صفحات وأوراق وثيقة ملزمة بالفعل. عيوب خطيرة جدا، وتعقد ليست أيضا قوة عالية.

إذا كان الجهاز تجليد الكتب لحفظ المستندات مجهزة الينابيع المعدنية، والتي من المقرر أن خطوة معينة واللكم ثقوب، على التوالي، لذلك، يتم ارتداؤها الكتل ورقة على الصلب ربيع مرنة، والتي يتم بعد ذلك مضغوطة ومؤمن. مزايا الجهاز مع نوابض معدنية - الشكل النهائي أكثر أنيق وتحسين موثوقية مقارنة ملزمة من الينابيع البلاستيكية. ولكن في نفس الوقت لإدراج أو إزالة الأوراق دون ضرر المستحيل.

بالإضافة إلى فصل الربيع، وهناك أجهزة تعمل على مبدأ الربط إلى المشط البلاستيك، والتي الأسنان حليقة. هناك أيضا ملزمة على دوامة، مألوفة لنا على طاولة التقويم، وأجهزة الكمبيوتر المحمولة واليوميات. بعد اللكم ثقوب فيها الجرح دوامة (3-4 يتحول يدويا، والآخر تلقائيا).

التقدم لا نقف مكتوفي الأيدي

ما هو ملزم الحرارية؟ بل هو آلة حديثة لحفظ المستندات، التي يمكن أن تكون بسرعة وعلاقتهم غير قابل للفصل. مع termoperepletnyh آلة يمكن الانتهاء من عدد كبير من المواد، وكذلك وضع نسخ فردية. هذا البديل هو مناسبة خاصة بالبريد التقارير والعقود والمواد الترويجية.

تعمل آلة من هذا النوع عن طريق استخدام termokoreshkov ملزمة وtermooblozhek وجود ألوان وأحجام مختلفة. اعتمادا على عدد من الأوراق المحددة termooblozhka حالة سماكة معينة، ثم توضع جميعا في الجهاز. الجانب الداخلي للطبقة زغب غطاء نهاية لاصقة البوليمر. يتم توفير الجهاز مع عنصر التسخين التي يتم ذاب البوليمر ويتم اغلاق جميع الأوراق في طبقة الساخنة.