قائمة الوثائق. أشكال وقواعد تكوينها

مصطلح "المخزون" هو مألوف ليس فقط العاملين في المكتب، ولكن أيضا المتخصصين من الصناعات وغيرها من المنظمات. وكثيرا ما وجدت في الصحف لأغراض خاصة، وفي الوثائق المرفقة.

وتعمل المنظمة في الأرشيف

مرة واحدة وثائق ستفي مهمتها الأساسية، فإنها تصبح عديمة الجدوى تقريبا في الوقت الراهن. يتم تدمير بعضها، وترسل الباقي لتخزين خاص، والتي تسمى المحفوظات. هنا تتم معالجة الوثائق ومنهجية وتحدد مقدما على التخزين المخصصة لهذه الغرفة. وتعتبر هذه المرحلة الأخيرة في الأوراق. يجب أن تكون جميع الحزم على مدة الصلاحية، وقائمة بشكل منفصل من وثائق للتخزين المؤقت والدائم، وكذلك الحالات على الموظفين. كل المشاريع (تنظيم) في نهاية العام بجمع الوثائق الرسمية لنقلها إلى الأرشيف. وعادة ما تعمل هذه القضايا المحفوظات. ولكن، إذا ملاك الشركة ليس لديها مثل هذه الوحدة، ويتم العمل من قبل المختصين HR بتوجيه من موظفي الأرشيف. أنها تشكل المخزون من الأوراق المالية المحولة من قبل الدوائر الفردية، وعلى أساسها يتم تشكيل قائمة موجزة الوثائق عبر المؤسسة.

وهناك مجموعة من الوثائق للعمل

أحيانا يكون مواطنا قضية معينة أو منظمة تقدم ولكن لا احد عدة وثائق رسمية. خذ على سبيل المثال، الحالة التي يكون فيها لبناء منافسة بين الطرفين على الحق في الدخول في العقد. يجب على كل طالب تقدم للجنة مع الوثائق بمختلف أنواعها، العرض، السماح ورقة للقيام بأنشطة البناء، المكونة وغيرها من الوثائق. كل هذا يجري في حزمة واحدة، وأشار إلى أعضاء اللجنة. داخله من الضروري أن يكون جرد من وثائق، والذي يسرد كل ما يتم توجيه نيابة عن منظمة معينة. هذا النوع من القائمة أو السجل. وتقدم هذه الورقة عادة ما يصل من نمط معين. جميع بسيطة جدا. في الجزء العلوي من الورقة في منتصف هو مكتوب اسم "قائمة الوثائق". فقط ما يفسر أدناه حيث وما المنظمة التي قدمت. ثم هناك جدول يتكون من أربعة أعمدة:

1. رقم الطلب.
2. اسم المستند.
3. الصفحات في المستند وs__ po__.
4. عدد الصفحات في المستند

وينتهي مع جدول ملخص من الخط، مما يدل على العدد الإجمالي للصفحات في المجموعة المرسلة. هذا يمنع خسارة ممكنة أو استبدال الأوراق المقدمة للنظر فيها.

مما الوزراء

مع سجل السليم حفظ جميع الوثائق في الشركة في نهاية العام ويتم تجميعها في العمل معالجتها. مكونات تصنيعها وفقا للتسمية المعتمدة، فضلا عن القواعد المقبولة عموما:

1. يتم إنشاء وثائق في سنة تقويمية واحدة. كاستثناء في حالة الأوراق الرسمية الطبيعة المتوالية يمكن الجمع في وثائق خدمة قضية واحدة لعدة سنوات.
2. يتم وضع الأوراق من أعلى إلى أسفل.
3. يتم ترقيم كافة الأوراق بالضرورة. هذا هو لضمان سلامة البيانات أثناء التخزين. وينبغي أن يتم الترقيم في قلم رصاص في الزاوية اليمنى العليا.
4. إذا لزم الأمر، يشكل المخزون الداخلي وثائق موقعة من قبل الخبير، الذي كان عليه.
5. ورقة مخيط.
6. تعادل رقة الشهود.
7. لكل حالة غطاء مصنوع من نمط قياسي. ويجب أن يتضمن الاسم الكامل للشركة ووحدة معينة. التالي هو رمز رقمي خاص الموافق التسميات. بعد ذلك يذكر التاريخ ونهاية للمؤسسة من هذه القضية. وعلى الجزء السفلي المسمى الصلاحية.

البريدية

عند إرسال بعض الطرود، وحزم أو رسائل قيمة مع المحتوى إرسالها إلى وثائق الجرد. تشكيل أنها يمكن أن تتخذ في أي مكتب بريد. تشغيله تحت شكل رقم 107 و هو نوع من الوثيقة، الذي يحتوي على معلومات مفصلة عن عدد ومضمون القيمة. سعر الإصدار من المرسل نفسه يقرر. إذا وجد أن الوثيقة هي ذات قيمة تذكر، ووضع العمود المقابل للنموذج اندفاعة. جرد جزءا لا يتجزأ من مغلف أو الحزمة مباشرة في مكتب البريد. قسم عامل يتحقق من صحة التسجيل وشكل مضمون الختم. يتم وضع جرد من نسختين. أرسلت واحدة جنبا إلى جنب مع الوثائق وغيرها من إقامة اللازمة مع صاحب الطرود. ويتم ذلك لضمان أن تمكنت من تأكيد كل وحدة الاستثمار في حالة وجود حالة الصراع. بعد ذلك، يتم اغلاق المغلف (لا يتجزأ أو لا يتجزأ)، وإرسالها إلى الوجهة.