الوثائق الالكترونية بين المنظمات: كيف يعمل؟

إدارة الوثائق الإلكترونية (EDM) - طريقة سريعة لتبادل المعلومات يقوم على استخدام الوثائق الإلكترونية مع التوقيعات الظاهري. منذ فترة طويلة منذ تم التعرف عليه في البلدان المتقدمة في العالم كأداة فعالة لرجال الأعمال التشغيلية.

قلب

الوثائق الالكترونية بين المنظمات - مجموعة من العمليات لخلق وتجهيز وإدارة ونقل واقتناء وصيانة واستخدام وتدمير الوثائق. وتتم كل هذه العمليات من بعد التحقق من سلامة وتأكيد استلام الوثائق.

ويتم قواعد التداول وثيقة بين الكيانات القانونية من قبل اتفاق الطرفين. ويتم تبادل المعلومات من قبل وسائل مرافق الاتصالات، والوثائق المخزنة على وسائل الإعلام الإلكترونية. العمر الافتراضي للمعلومات المحاسبية يجب أن لا تتجاوز تلك التي تم تعيينها على المستوى التشريعي.

ويمكن للمنظمات التواصل مع بعضهم وثائق رسمية وأخرى غير رسمية مع التوقيعات من المشاركين. في قطاع الأعمال يمكن أن يشمل هذا: الفواتير، والاتفاقات، والفواتير والعقود والاتفاقيات والأوامر والإشعارات والتوكيل، الخ يمكن أن تنتقل المعلومات في شكل نص، جداول وملفات الرسومات.

الغرض من إدخال EDI

ومن الشروط الأساسية لإدخال EDI يمكن أن يكون:

• الحد من العمل الروتيني.
• الحد من فقدان الوثائق؛
• "شفاف" العمل مع الوثائق؛
• زيادة الانضباط الأداء - الكشف عن الوثائق في غضون فترة زمنية محددة، الخ ...

ومن بين الأهداف الكمية يمكن تحديدها على النحو التالي:

• تقليل الوقت لمعالجة الوثيقة 10 مرات.
• الحد من نفقات المكتب في نصف.

الوثائق الالكترونية بين المنظمات: كيف يعمل

وفقا للقانون المحلي، ويجري الوثائق الالكترونية بين المنظمات بموافقة الطرفين. لتبادل البيانات، فمن الضروري أن جميع المشاركين توصيل معدات المشغل. بعد ذلك، يحتاج المستخدم لتقوم بإرسال طلب لإضافة إلى قائمة المقابلة. بعد يمكن للمشاركين نظام تأكيدا التواصل.

سيكون حدة EDI لأداء المهام التالية:

• دعوة المقابلة لتبادل البيانات.
• إنشاء دفتر العناوين.
• التكامل مع البرامج المحاسبية مثل 1C.
• توقيع وتشفير الوثائق.
• هيكل المراسلات.
• رصد حالة الحروف.

قامت الوثائق الالكترونية بين المنظمات التي تستخدم الشهادات. الاتصال بملقم والتوثيق تتم من خلال شهادة رقمية شخصية. تصدر التوقيع الإلكتروني لكل مستخدم للنظام، وتخزينها على وسائط الإعلام الإلكترونية المحمية وكود PIN رمزية. يجب على المستخدم إدخال كلمة المرور لتسجيل الدخول إلى مكتب شخصي. فقط بعد ذلك سيكون الحصول على وثائقهم.

بدء عملية تبادل يمكن لأي عضو في المنظمة، متصلا النظام. قبل إرسال مستند إلى طرف آخر، فإنه يجب أن يتم التوقيع مع التوقيع الإلكتروني. يتم تنفيذ هذه العملية عن طريق برنامج "تشفير". يتم إرسال المستند عبر EDI. يتلقى الموظف المقاول إخطار مستند جديد. إذا كان يقبل ذلك، كما انه يضع EDS. إذا كنت ترغب في إجراء تغييرات على الوثيقة، فإنها تخلق نسختها الإلكترونية الجديدة. عند الانتهاء من تحرير تريد حفظ أية تغييرات باستخدام التوقيع الإلكتروني. ثم يتم إرسال المستند إلى تغييرات على الطرف المقابل. حيثما كان ذلك ضروريا لجعل المعلومات المطابقة الإلكترونية.

إذا كنت ترغب في التأكد مرة أخرى التغييرات، ثم الإجراء بأكمله يتكرر مرة أخرى. إذا المطالبات إلى الإصدار الجديد غير موجودة، واحترام الوثيقة. وتعتبر العينة النهائية ليتم التوقيع من قبل اثنين من التوقيع الإلكتروني. إصدارات وثيقة م المخزنة على الخادم، وتتوفر للعرض. مرة واحدة يتم إعطاء عينة وضع الحالي، لتعديل والوثيقة لا تعمل. عقود بالاحباط نظرا للحالة "ألغي". وفيما يلي كيفية جعل الوثائق الإلكترونية بين المؤسسات.

معدات

ما هو مطلوب للوثائق الالكترونية بين المنظمات؟ أولا، يجب عليك اختيار مزود الخدمة وتثبيت برنامج خاص لتبادل المعلومات. ثانيا، مع كل المقابل الذي تنوي المنظمة القيام رسائل البريد الإلكتروني، تحتاج إلى توقيع "اتفاق على تبادل الوثائق الإلكترونية."

ومن الضروري أيضا لإقامة الخادم EDI الذي لتخزين كافة الوثائق. ويمكن أن يكون مثل معدات العملاء، وتخزين "سحابة". الوصول إلى البيانات من خارج النظام من خلال التطبيق، والذي تم تثبيته على أجهزة المنظمة. ويتم التفاعل مع الكمبيوتر الملقم عبر HTTP مع تشفير SSL اختياري 128. الوصول إلى الوثائق ونفذت فقط من خلال واجهة التطبيق وبعد اجتياز المصادقة.

مشروع EDC

مشروع أتمتة العمليات يمكن أن تستمر من عدة أشهر إلى عدة سنوات. المدى يعتمد بشكل مباشر على عدد من العمليات التي تحتاج إلى الأتمتة، والموارد، والقدرة المالية للمنظمة. الدائرة موجزة تنفيذ EDC على النحو التالي:

• إنشاء فريق عامل.
• تشكيل الأهداف والمواعيد النهائية والميزانية.
• دراسة العمليات القائمة.
• تطوير وظيفة.
• نظام Vyrob EDI.
• توقيع اتفاق على تنفيذ SED.
• اعتماد اللائحة.
• ملء دلائل النظام.
• تدريب الموظفين.
• تنفيذ الاختبارات الأولية.
• نشر على تنفيذ الأمر SED.
• مزيد من تطوير البرمجيات وعمل القواعد.
• إطلاق مشروع تجريبي.
• انتقال واسعة النطاق للEDI.

أخطاء تنفيذ EDI

في عملية أتمتة الوثائق وينبغي إيلاء اهتمام خاص للعمليات التي يشترط القانون وجود ورقة الناقل. وثائق ورقية مكررة مستحيل إلكترونيا. هذا تبطئ بشكل كبير عملية العمل وتسبب موقفا سلبيا تجاه الآلي في العملية برمتها. لتنفيذ عمل مزدوج يدفع أحدا.

في عملية تنفيذ اللوائح الجديدة ينبغي أن توضع للعمل مع الوثائق وتدريب الموظفين، وفقط بعد ذلك الدخول في التنفيذ الكامل. هذا لا يمكن تحقيقه إلا إذا أن ينقل إلى موظفي فوائد استخدام التكنولوجيات الجديدة.

خطأ آخر الشعبية - الفقيرة دراسة لمتطلبات SED. إذا كان لدى المستخدمين للعمل في نظام دون إعداد، ثم يختلف EDI عملية من تلك المعتمدة في المنظمة.

الوثائق الالكترونية بين المنظمات: إيجابيات وسلبيات

المزايا:

• تخفيض على إحالة الوثائق الأصلية التي كتبها تكاليف البريد.
• توفير مساحة لتخزين الوثائق. هو كل تخزينها في شكل إلكتروني.
• سهلة الاستخدام. إرسال وثيقة يتم تنفيذ من مكان واحد. بحث سريع وثيقة يحملها الحالة (أرسلت، تلقت وقبلها ص. د.).
• تسليم فوري. يحصل على إرسال جميع المعلومات إلى المتلقي في بضع ثوان.
• لا يمكن أن تضيع وثيقة حتى انتهاء التخزين في النظام.

العيوب:

• لاستخدام المنتج يجب شراء ترخيص والتي تكلف المال.
• التواصل في كثير من الأحيان فقط بين المشاركين في النظام نفسه.
• الوثائق الالكترونية بين المنظمات في 1C أو استخدام أي برامج أخرى تختلف عن مخطط المستخدمة سابقا. مع الأخذ الخوارزمية الجديدة، جميع الموظفين لديهم أسئلة حول سير العمل.
• المعدات التقنية. قبل إدخال تنظيم EDI يحتاج إلى شراء المعدات وإعداد الموظفين لإدارة النظام الجديد.
• يتم تنفيذ EDM باستخدام التوقيع الإلكتروني، وصلاحية وهو 1 سنة. فمن الضروري رصد وتحديث فورا الشهادات. ومن الضروري أيضا للسيطرة على تصرفات شهادات المتعاقدين، لتجنب المشاكل مع الضرائب.

التنظيم القانوني

ما الأعمال المعيارية تنظيم الوثائق الالكترونية بين المنظمات؟ ويتضمن التشريع الروسي القانون الاتحادي №63 «على التوقيع الالكتروني" قواعد الوثائق في دائرة الضرائب الاتحادية مسجلون في ترتيب وزارة المالية رقم MMV-7-2 / 168. المنظمات وEDI بين أوامر على أساس التمويل № 50N. شروط وثائق المحاسبة الأساسي التبادل في شكل إلكتروني المنصوص عليها في دائرة الضرائب الاتحادية رقم الطلب MMV-7-6 / 36 @. وينبغي أن يسترشد جميع المشغلين في أنشطة عملية EDM التي كتبها وسام دائرة الضرائب الاتحادية № MMV-7-6 / 253 @.

"VLSI"

الوثائق الالكترونية بين المنظمات "VLSI" يعطي العملاء المزايا التالية:

• يمكن إرسال المستندات إلى أي منظمة التي تم تسجيلها على أراضي الاتحاد الروسي. إذا كان الطرف الآخر ليست طرفا في نظام "VLSI"، الموظف ببساطة الاتصال مع ممثل المنظمة وسوف إرسالها إلى البريد الإلكتروني دعوة للمشاركة في النظام. مباشرة بعد تأكيد وسيتم تنفيذ تبادل المعلومات بين المشاركين من دون وسطاء.
• تثبيت البرنامج على جهاز الكمبيوتر ليس من الضروري. يكفي أن يكون الإصدار الحالي من المتصفح الخاص بك والوصول إلى الإنترنت.
• للعمل مع البيانات لا تحتاج إلى برنامج خاص. إذا تم إعداد التقرير أصلا في برامج طرف ثالث، مثل 1C، فمن الممكن لتكوين التكامل مع "VLSI" النظام.
• لم يتم تعيين النموذج القياسي للوثيقة. يمكنك إرسال رسائل نصية، وملفات البيانات والصور وهلم جرا. D.

SKB "KONTUR"

وتشارك واحدة من مطوري البرمجيات الأولى في روسيا أيضا في توريد المعدات، والتي من خلالها الوثائق الإلكترونية بين المؤسسات. "محيط" في DiaDoc بتطوير النظام الذي تبادل الوثائق الإلكترونية. ومن سمات هذا النظام هو أن الوصول إلى البيانات التي يمكن الحصول عليها في الخارج. لهذا الغرض وقد وضعت الشركة في التعريفات التجوال. إذا رغبت في ذلك، الوصول إلى البيانات أحادية من خلال API.

ماذا تحتاج؟

للاتصال EDI، يتعين على الشركات لشراء:

• البرامج المرخصة.
• الخادم؛
• ترقية المعدات؛
• تدريب الموظفين.
• تخصيص ودمج ECM للاستخدام مع تطبيقات الداخلية.

وتحتاج مثل هذه الاستثمارات لتنفيذها من أجل توصيل الوثائق الإلكترونية بين المنظمة؟ تضمين تكلفة استشارة والدعم التقني، وتحديثات البرامج SED - المرحلة الثانية من الاستثمار. وهذه التكاليف يجب أن تدفع شهريا.

استنتاج

وصول البريد الإلكتروني ليحل محل الورقية. ذلك لا يقلل من تكلفة المنظمة لإجراء العمليات، لكنه يزيد أيضا من كفاءة الأعمال ككل. لEDI تعمل بنجاح، تحتاج إلى صياغة واضحة الأهداف وتنفيذ نظام لضبط المعدات بشكل صحيح.