توثيق النشاط الإدارة والمفاهيم الأساسية

من خلال توثيق وتسجيل المعلومات من المفهوم ينظم وفقا للقواعد، وهذا هو، وإجراءات تسجيل وثائق في أمر خاص. منذ عملية تسجيل البيانات يمكن أن يقوم بها وسائل مختلفة، والوثائق في ممارسة أنشطة إدارة تلبية معظم مختلفة - مكتوبة بخط اليد، والرسومات، والطباعة، والصور ومواد الفيديو.

توثيق النشاط الإدارة - إجراء تنظيم، والذي يعطيه ضمان صحة - جودة، وتقع في تصريحات التشريع الحالي.

حتى الآن، ومختلف أدوات التوثيق، من البسيط (مثل أقلام الرصاص والأقلام العادية الكرة نقطة) إلى أكثر تعقيدا الكهروميكانيكية (وهذا يشمل جهاز تسجيل، وكاميرا الفيديو، fonoapparat، الخ)، والآلي، وجهاز الكمبيوتر. بواسطة الوسائل المستخدمة وهذا يتوقف على كيفية الوثائق. ويمكن أن يكون النص والالكترونية والسينما والتصوير الفوتوغرافي.

إدارة النشاط يستخدم كقاعدة والمستندات النصية، مكتوبا بخط اليد أو عن طريق الكمبيوتر. لذلك، ما يطلق عليه الوثائق الإدارية.

الوثائق - انها دائما تثبيت على الناقل معين من أي معلومات، مع تفاصيل خاصة، والتي ثم قامت هويتها. توثيق النشاط إدارة يخلق الوسائل والأسباب التي أدت إلى تنظيم أنشطة سواء من الأفراد ضابط والأنشطة المالية والتنظيمية للمؤسسة بأكملها.

قد تختلف الوثائق في وظيفتها، والغرض، والمحتوى، ودرجة من السرية والحصول على المعلومات. التصدي للعوامل التي تجعل من الممكن تصنيفها على بين المنظمات والخارجية. الأولى، وهي ليست خارج نطاق كالة أو منظمة واحدة ونفذت بين أعضائها، استدعاء الخدمة. ونفذت بين أنواع مختلفة من المنظمات، من قبل المسؤولين لا تتكون تابعة مباشرة لبعضها البعض - والثانية - الخارج السجلات.

ويتم الوثائق التقنية في الامتثال للمعايير المعمول بها، والتي، على أي نوع من المستندات الخاصة بك. لأي نشاط الإدارة من المهم بصفة خاصة، لأنه كما تصبح وثائق صالحة، وخدمة أضمن دليل على صحة المعلومات الواردة فيه.

توثيق النشاط الإداري يفرض التزامات محددة على المسؤولين أو الهيئات الإدارية والتنفيذية. على سبيل المثال، أثناء إنشاء جميع الوثائق الرسمية يجب أن تتوافق مع التشريعات النافذة، وقواعد التسجيل، والتي هي على مستوى الأمة. وبالإضافة إلى ذلك، يجب أن يصاحب كل وثيقة من تفاصيل تنظيم، أهمية من الناحية القانونية: اسم ولها فك التشفير، والتوقيعات والأختام للقيادة أو إدارة محددة للشركة، وتاريخ ورقم في دفتر التسجيل، والموافقة النسور، الخ وأخيرا، يجب أن نشاط إدارة الوثائق إنتاج الوثائق بدقة ضمن اختصاصها.

الوثائق تختلف في درجة صحتها. مسودات أو نسخ من الوثائق الرئيسية تحتوي فقط على نص معين، ولا تحتوي على قيمة قانونية الأصول. صحيح أنه يعتبر الوثيقة التي تحتوي على المعلومات والتفاصيل المذكورة أعلاه، مما يؤكد قوتها والموثوقية.