فعالية المحاسبة: التخزين على المدى الوثائق

على كفاءة المحاسبة ويتأثر إلى حد كبير من قبل المنظمة المختصة في تخزين الوثائق التي تتراكم في الشركة. لذلك، لتجنب المشاكل، يجب أي محاسب إطلاع بالتأكيد نفسك مع متطلبات توقيت وتخزين الوثائق وفقا للتشريعات الروسية.

ما هو الإجراء لتخزين الوثائق؟

يتطلب تشريع اتحادي من عام 2013 أن أي شركة لتخزين جميع الوثائق الأصلية، البيانات المالية والسجلات المحاسبية ومعايير الأداء، وكذلك أية وثائق أخرى تتعلق بأنشطة الكيان الاقتصادي. وهو ينطبق هذا الحكم لمدة تخزين الوثائق في شكل إلكتروني، والتي تستخدم بشكل متزايد في النشاط الاقتصادي للشركات من مختلف الأشكال التنظيمية والقانونية.

متى يجب الاحتفاظ بسجلات؟

مدة الصلاحية الوثائق - خمس سنوات على الأقل، أو أكثر (وفقا للقواعد المنصوص عليها في المؤسسة). ومن المثير للاهتمام، ويوفر قانون الضرائب لمدد أخرى للتخزين (أربع سنوات). وهذا ينطبق على كامل البيانات المالية، ويتم احتساب الفترة التي انقضت منذ آخر استخدام لها. من الناحية المثالية، بالطبع، والحفاظ على السجلات لمدة خمس سنوات، والذي سيوفر لك الكثير من الوقت والأعصاب، ما لم يحدث شيء! بشكل منفصل من الضروري مراجعة وثائق المعاملات التجارية الخارجية. إذا كان في بلد أجنبي، ويوفر نظيره لفترة أطول من تخزين الوثائق مما كانت عليه في روسيا، فمن الأفضل أن يختار له، وليس لنأمل أن مع الصفقة يكن لديك أي مشاكل في المستقبل. والتي تحتاج بالتأكيد إلى أن ينص عليه النظام الداخلي للمؤسسة، التي تمنع الكثير من الأخطاء البشرية.

من هو المسؤول عن تخزين الوثائق؟

وفقا ل"الرسالة" للقانون، رئيس المنظمة، أي مديرها العام، مسؤولا شخصيا عن حفظ الوثائق في أرشيف الشركة. إذا لم يلتزم فترة تخزين الوثائق وتنظيم الوثائق مع، ثم الشركة تقوم بدفع غرامة قدرها عشرة آلاف روبل، وتكرار المخالفة - ثلاثين ألف روبل. في القضية، وإذا أدى هذا اللامسؤولية إلى التقليل من قيمة الضريبة، سيكون لديك لدفع عشرين في المئة من الضريبة غير المسددة، ولكن بغرامة لا يمكن أن يكون أقل من أربعين ألف روبل. كما ينص التشريع الروسي عقوبات منفصلة مع المسؤولين عن الخسائر، مما أسفر عن منظمة غير فعالة للتخزين الوثائق في المؤسسة.

كيف يتم تدمير الوثائق و فترة التقادم الذي انتهت بالفعل؟

للبدء، تجدر الإشارة إلى أن بعض الوثائق التي لم تدمر، لكنه نقل إلى أرشيف البلدية، لذلك من المهم أن نلاحظ ليس فقط من مدة الصلاحية، ولكن أيضا لرعاية نقش "جنة التحقق الخبراء" (EPA). إذا لم يكن هناك حاجة لنقل الوثائق إلى الأرشيف، يقوم رئيس المنظمة إصدار شهادة إتلاف الوثائق. إذا لم يتم رسمها مثل هذا الفعل يصل، تعتبر الوثائق المفقودة، ويحتاج أمر تعيين لجنة للتحقيق في هذه الخسارة.