كيف أن يحتفظ بسجل للوثائق في المؤسسة؟

ما هو تسجيل الوثائق وما كان عليه لتنظيم؟ دعونا الإجابة على هذا السؤال من أجل: أولا - "ماذا"، وبعد ذلك - "لماذا".

وهكذا، فإن عملية قال هو تثبيت على إيصال أو إنشاء مستند. في سياق له يحدث الالصاق مؤشر خاص مباشرة على إنشاؤها أو التي تلقتها المنظمة من ورقة. لكن هذا ليس سوى نصف العملية. الجزء الثاني - جعل المعلومات ذات الصلة حول "القادمين الجدد" في استمارة التسجيل الخاصة. وعادة ما تتألف مؤشر من عدة أجزاء. أولا، هو الرقم التسلسلي. قد تستكمل أداء المؤشر، وتسمية الحالات تصفيات المتلقين، وهلم جرا. المكونات يمكن أن يكون موجودا في سلاسل مختلفة. أولا، على سبيل المثال، يمكن أن يكون عدد، و- رمز التسميات والمصنف قد أشار في نهاية المستخدمة. لكن العكس يمكن أيضا تسلسل. وبالمناسبة، فإن التنازل عن غرف خاصة، تحتوي أيضا على مجموعة من الحروف، وتتميز وتسجيل الوثائق التأسيسية.

يجب أن أقول أن الشركة أو شركة يجب أن تكون وثائق تسجيل العالمية. وهذا هو، ينبغي أن تكون ثابتة دون استثناء، وأوراق العمل، سواء الواردة والصادرة.

وعلاوة على ذلك، تجدر الإشارة إلى أن تسجيل وثائق المنظمة يجب أن تستوفي الشروط التالية:

• واحدة - أي السجلات التي تم إدخالها أو خلق سجلت مرة واحدة فقط. إذا كنا نتحدث عن أوامر الداخلية، ثم من قسم إلى قسم يسافرون مع تعيين في بداية الرقم (رقم قياسي). هذه القاعدة صحيحة أيضا بالنسبة للمراسلات الخدمة وأوامر رئيسه صارمة.
• في الوقت المناسب - وهنا لدينا في الاعتبار أن تسجيل الأوراق المالية الواردة من الخارج، وتتم في يوم القبول. إذا كنا نتحدث عن أوامر الداخلية، تعليمات أو أوامر، فإنها يمكن أن تكون ثابتة عند توقيع الموظفين المسؤولين (الحد الأقصى - في اليوم التالي).
• الفصل - لديه تثبيت الشخصية (واردة، المنتهية ولايته، أوامر لكل متنوعة من أعمال الأوراق المالية والمذكرات، و محاضر الاجتماعات والأوامر وهلم جرا).
• توحيد - يتم تسجيل دائما وفقا لنفس القواعد. في هذا النوع من التسجيل غير ذي صلة.
• اكتمال جوهر - في إدخال البيانات في استمارة التسجيل التي تريد عرضها أكبر قدر من المعلومات في ذلك. ولا سيما من حيث مضمون وثيقة.

وبالإضافة إلى ذلك، يجب أن يتم تثبيت لجميع الأوراق المالية في الشركة في غضون سنة واحدة (التقويم).

والآن حان الوقت للإجابة على السؤال: "لماذا؟" المستخدمة في وثائق التسجيل منظمة يمكن أن تحل مجموعة متنوعة من المهام. النظر في المثال الأكثر لفتا. إذا كان في نهاية السنة التقويمية لاتخاذ وتحليل الأرقام التسلسلية، يمكنك تتبع نمو تدفق المعلومات. قد تؤدي هذه المعلومات إلى المطالب المشروعة للالأمين لزيادة راتبه (كخيار - لزيادة عدد أعضاء الأمانة).