ما هي إدارة الوثائق الإلكترونية

والحقيقة أنه منذ 10 عاما بدا استثناء لهذه القاعدة، اليوم أصبحت القاعدة. وهذا ينطبق على العديد من مجالات الحياة الإنسانية - وخاصة قطاع الأعمال.

بعد كل شيء، مهما كان يسير بخطى سريعة التقدم، وكانت وثائق ولا تزال مهمة للغاية، وربما أهم جزء من الأنشطة الاقتصادية والتجارية، مثل الشركات الكبيرة، وأصحاب المشاريع الخاصة الذين ليس لديهم حتى الموظفين. حفظ السجلات الإلكترونية - المصطلح الذي يتزايد استخدامها في جميع مجالات العمل ويفاجأ أحد.

لماذا؟ لأن الوثائق هي حرفيا خطوات إصلاح عملية كاملة من النشاط، على جميع المعلومات اللازمة للعمل الفعال.

الوثائق، خصوصا مع أحجامها الكبيرة، منذ فترة طويلة نوع من حجر عثرة وسبب للنكات كما مضحك، وليس كذلك.

فقدان الوثائق، أصبحت تردد والأخطاء في تصميمها نوع من تقليد حزين. من أجل تجنب الحد الأقصى المشاكل المذكورة أعلاه ولتسريع عملية dokumentoobrazovaniya، فإن الغالبية العظمى من الشركات الكبيرة والمتوسطة بنشاط ينتقل إلى إدارة الوثائق الإلكترونية وإدارة الوثائق الإلكترونية بشكل عام.

هذين المفهومين، على الرغم من أن تستمد من بعضها البعض، ولكن كل نفس، ليست هي نفسها. الأوراق - خلق عملية ثيقة المباشر وتنظيم العمل معه مزيدا من البحث والتخزين والسيطرة على الحركة.

وهي عملية الحركة هو ما يطلق عليه وثيقة من لحظة الخلق أو ورقة استلام قبل نهاية له.

هذا نفس الوظيفة لأنها تسيطر على العملية التي تسمى إدارة المكاتب.

رسميا، هذا المصطلح يبدو مخيفا بعض الشيء، ولكن في المؤسسات الكبيرة وفرة من الوثائق الورقية ويبدو لسحب الكثير من المشاكل، كبيرها وصغيرها. وهذا ما يجعل حتى أكثر القادة المحافظين لترجمة الأوراق في القضبان الإلكترونية، تغطي العملية برمتها "ومن".

ولكن، اتضح فيما بعد، أن تفعل ذلك في بلدان الاتحاد السوفياتي السابق ليس من السهل! لفترة طويلة السجل الإلكتروني حفظ من جهة - ورحب، من ناحية أخرى - لم يكن له قوة قانونية كافية. الوضع قد سهلت كثيرا من إدخال التوقيع الإلكتروني، الذي أصبح نوعا من ضمان أصالة وصحة هذه الوثيقة.

الصعوبات التقنية لا يزال الكثير جدا. بدءا من العيوب البرمجيات وتنتهي مع السياسات الداخلية مختلف المؤسسات (وخاصة الخاصة). بعد كل شيء، لتبادل السليم للوثائق في شكل الكتروني، وبهذه الطريقة يجب أن تعمل كل من المقابلة، والتي في الواقع لا يحدث دائما.

لهذا السبب، وأيضا بسبب رغبة المحافظة إلى "جعل آمنة" الوثائق الإلكترونية غالبا ما تترسب على الرفوف في شكل نسخ ورقتهم. ولكن لا يزال، فإنها تصبح أقل وضوحا. هذا، جنبا إلى جنب مع أتمتة إنشاء المستندات وتساعد في السيطرة على حركتها، ويجعل من عملية سير العمل بأكملها بشكل أسرع، وهو ما يعني - فعالية. وبالإضافة إلى ذلك، يوفر كثيرا الفضاء في الغرفة.